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保定理工學院 關于印發對外發送電子郵件管理規定的通知 【規章制度】 加入時間:2024年06月21日 信息來源:本站原創 作者:yuanban 訪問量: |
保定理工學院對外發送電子郵件的管理規定
第一章 總 則 第一條 為了規范我校對外發送電子郵件的流程,確保信息的準確性和權威性,特制定本管理規定。 第二條 所有以學校名義對外收發的電子郵件,必須遵守本規定。 第三條 校長辦公室負責對電子郵件服務進行管理和維護。
第二章 郵件發布審批流程 第四條 任何部門或個人以學校名義對外發送電子郵件,須撰寫郵件內容,并填寫《對外發送電子郵件審批表》(詳見附表)。審批表應詳細注明郵件的主題、內容摘要、發送對象以及發送目的,并附上完整的郵件內容。 第五條 審批表及郵件內容經部門領導、主管校領導簽字同意后,提交校長辦公室審核。 第六條 校長負責對郵件內容進行審批,并在審批表上簽署意見。經校長審批同意后,方可使用學校官方郵箱發送。 第七條 如郵件內容涉及敏感信息或重要事務,還需經過相關部門負責人會簽。 第三章 郵件發布審批流程 第八條 所有以學校名義對外發送的郵件,必須使用學校的官方郵箱進行發送。嚴禁使用個人郵箱、第三方郵箱服務發送代表等方式發送電子郵件。 第九條 郵件的標題應簡明扼要,準確反映郵件主題;正文要清晰明了,語氣得體,符合學校的形象和立場;如需插入附件,應確保附件內容安全、無毒,且與郵件主題相關,避免發送大文件或不必要的附件。 第十條 發送郵件前,必須認真核對收件人地址、郵件內容和附件,確保準確無誤。 第十一條 郵件發送后,發送人應保存好發送記錄,并隨時關注收件人反饋,以便及時處理可能出現的情況。
第四章 違規發送處理 第十二條 未經校長審批而擅自以學校名義對外發送郵件的,將視情節輕重給予相應處理,包括但不限于警告、通報批評等。 第十三條 因違規發送郵件給學校造成不良影響或損失的,相關責任人應承擔相應責任,并按照學校有關規定進行處理。
第五章 附 則 第十四條 本管理規定自發布之日起執行,由校長辦公室負責解釋。 第十五條 如有未盡事宜,可根據實際情況進行調整和完善。 |

